Perfekte Arbeitsorganisation? – Geht doch!
Ob als freier Mitarbeiter, Angestellter oder als Ihr eigener Chef in der Heilpraktikerpraxis. Auch Sie können perfekt organisiert sein, selbst wenn Sie sonst eher – wie so einige Genies – zum Chaos neigen.
Arbeitsorganisation ist eine Gewohnheit, die über Ihren Erfolg- oder Misserfolg entscheiden kann. Folgen Sie mir und beherzigen Sie die nachfolgenden Tipps.
Raus aus dem Kopf, rein in die Liste
Notieren Sie sich Ihre Aufgaben, Ziele und auch Ihren Rückstand (z. B. die leidige Steuererklärung), Unterteilen Sie diese in kleine Einheiten, die Sie bequem erledigen können.
Legen Sie für verschiedene Themengebiete mehrere Aufgabenlisten an (z. B praxisintern, Patienten, Haushalt, Freizeit, …)
Einen Überblick über alle Aufgaben der nächsten Zeit zu haben, entspannt und entstresst. So stellen Sie auch sicher, nichts Wichtiges zu vergessen.
Erstellen Sie eine Wochenübersicht
Jeden Freitag planen Sie die Aufgaben für die kommende Woche. Verteilen Sie die Aufgaben auf die Wochentage. Überprüfen und aktualisieren Sie wöchentlich all Ihre Listen. Notieren Sie sich möglichst zeitnah neue Aufgaben, um Ihren Kopf für die wichtigen Dinge freizuhalten.
Ich erstelle meine Übersicht digital. Ein Kalender tut´s auch.
Tägliche Planung
Planen Sie abends den nächsten Tag anhand – ja genau! – Ihrer Wochenübersicht.
Bitte legen Sie auch Ihre 3 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag fest. Bündeln Sie gleiche Tätigkeiten (Telefonate). Das spart Zeit. Notieren Sie sich zur besseren Planung, wie viel Zeit Sie brauchen werden.
Die abendliche Planung hilft Ihnen abzuschalten. Sie lernen, Ihre Pläne zielstrebig umzusetzen.
Der Zauber steckt im Detail – Hinweise zur Tagesplanung:
Pausen sind wichtig
Einzelne Aufgabenblöcke sollten nicht länger als 2 Stunden dauern. Ich rate zu 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Pause. So bleiben Sie leistungsfähiger.
Auch wenn es viele behaupten: Ich habe noch keinen kennengelernt, der es schafft, jeden Tag 10 Stunden voll konzentriert zu arbeiten, ohne auszubrennen. Daher und wie gesagt: Machen Sie mal Pause.
Kleine Schritte bringen Sie schneller zum Ziel:
Teilen sie Ihre Aufgaben lieber in kleine Schritte. Es ist äußerst frustrierend, jeden Tag seinen nicht erledigten Aufgaben hinterher zu laufen. So ist Ihre neue Methode zum Scheitern verurteilt.
Hochmotivierend ist es hingegen, abends auf einen abgearbeiteten Tagesplan zu schauen. Aufgaben, die wirklich mal nicht erledigt wurden, werden auf den nächsten Tag übertragen. Haben Sie mal Zeit übrig, dürfen Sie auch gerne vorarbeiten.
First Things First
Erledigen Sie die wichtigsten Dinge immer am Tagesanfang. Je konzentrierter, desto leichter geht die Arbeit voran. Oft sind die wichtigen Aufgaben auch die unangenehmen Aufgaben (Steuern und Buchhaltung) und Sie fühlen sich besser, wenn der innere Schweinehund keine Chance hatte.
Achten Sie auf Ihren Biorythmus
Sind Sie eher ein Morgen- oder ein Nachtmensch? Morgenmenschen können in aller Früh die wichtigsten Aufgaben erledigen. Nachtmenschen brauchen oft Zeit, um in die Gänge zu kommen. Die wichtigsten Aufgaben sollten daher besser auf den späten Vormittag gelegt werden. Morgens können Sie können Sie gerne „Routinearbeiten“ erledigen.
Unverhofft kommt oft
Lernen Sie, auch Unvorhergesehenes in Ihren Tagesplan zu integrieren oder zu verschieben. Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Planung. Das allein schon bringt viel Gelassenheit.
Notfallpatienten:
Planen Sie hierfür Zeit ein. Sollten Sie diese nicht benötigen, können Sie Ihre Aufgabenliste abarbeiten, oder sich eine Auszeit gönnen.
Patiententermine:
Wenn es geht: Legen Sie Ihre Termine so, dass Ihnen dazwischen Luft für interne Aufgaben (Rechnungen, Bestellungen, etc.) bleibt. Nach einem langen Arbeitstag fehlt dafür oft die Konzentration. Planen Sie abends nur noch Ihren nächsten Tag und genießen Sie Ihren wohlverdienten Feierabend.
Übung macht den Meister:
Gewohnheiten zu ändern kann sich am Anfang ungewohnt anfühlen und Sie mehr Zeit kosten. Bleiben Sie dran. Bald werden Sie sich motivierter und konzentrierter fühlen. Je mehr Sie sich auf Ihr eigenes System verlassen können, auch entspannter und energiereicher.